Blogg

84

PIM-system eller e-handelsplattform - vad bör du investera i först? Del 2/4

Publisert 28 februar 2014 av Jonni Harrius

Många företag är i ett läge där de ska byta ut/skaffa e-handel för första gången och samtidigt införskaffa ett PIM-system för att ha bättre kontroll över sin information. Då kommer den naturliga frågan: Ska jag köpa systemen var för sig eller ska köpa dem ihop? Och vilket projekt ska jag börja med? I detta inlägg kommer vi gräva djupare i dessa frågeställningar.

 

Varför kan du inte ha informationen i ditt e-handelssystem om du ska arbeta effektivt med PIM?

De flesta e-handelssystemen stödjer berikande av produktinformation och fungerar hyfsat bra om man enbart använder denna information för e-handel. Dock använder sig företag i dag som oftast av fler försäljningskanaler och i denna situation blir e-handelssystemet ”Master” för alla kanaler. Tyvärr är funktionaliteten hos e-handelsplattformarna begränsad när det kommer till hantering av produktinformation. Oftast stödjer de enbart data som är strukturerad på ett sätt, vilket är köpbara produkter. För att skapa en bra köpupplevelse och tillhandahålla all information kunderna kräver i alla kanaler behövs oftast mer information än det. Detta innebär att man måste börja specialbehandla annan typ av information som är nödvändig. De andra formerna av information måste då hanteras på ett annat sätt i en e-handelslösning, t.ex. författare till böcker, artister till musik, tillbehör till icke köpbara produkter (tillbehör till mobiltelefoner eller surfplattor). Förutom denna begränsning i hantering av olika former av information saknar de även de viktiga workflows för olika användargrupper som ett PIM-system tillför. Allt detta går givetvis att bygga som anpassningar men för att minimera förvaltningskostnad bör du använda dig av standardkomponenter i den grad det är möjligt.

 

Varför kan du inte ha informationen i ditt ERP-system? 

Man kan tänka sig att ERP systemet är ett naturligt ställe att lägga utförförlig produktinformation. Huvudskälen till detta är att ERP-systemet är ett centralt system och är navet i många verksamheter. Dock finns det flera skäl till att inte lägga den förädlade produktinformationen där. Observera att olika ERP-system har olika funktioner och gränssnitt så alla punkter är inte applicerbara på alla lösningar. Här kommer några av de vanligaste nackdelarna man ofta hittar:

ERP-systemen har ofta begränsad nåbarhet och rollhantering. Det kan därför vara svårt att ge en extern användare, tex en fotograf på en extern byrå, access rakt in i hjärtat av verksamheten. Om man ändå överväger detta så är det viktigt att han enbart får access till de funktioner och den data som han ska berika. Dessutom är det viktigt att olika aktörer kan få access utan att licenskostnader skjuter i höjden. Vanligtvis är licensmodellen för ett ERP-systemet baserat på antalet användare. Det är också viktigt att det finns ett webbgränssnitt till applikationen så att inte externa användare måste installera en klientprogramvara på sin dator. Man kan då få problem med att olika användare kör olika versioner av klienten, eller att användaren kör en Mac (kan inte installera MS-klienter) vilket är vanligt inom mediaproduktion.

ERP-system saknar workflow för produktberikning. Ett av huvudskälen till att införa ett PIM-system är att få en digital projektledare som visar vilken information du ska berika och när det finns produkter som ska berikas. Det slutar oftast med att användaren få ha en lapp/fil som beskriver vad och när han ska berika informationen.

ERP-system släpper oftast 2-4 releaser per år. Företag som arbetar aktivt med förädling av produktdata vill på kort varsel kunna införa nya beroenden mellan produkter, eller tex ändra workflow De behöver verktyg där de kan göra detta NU och att detta slår igenom i olika kanaler NU. Därför passar ett PIM-system de krav som en marknadsavdelning/e-handelsavdelning har.

 

Lösningar som innehåller både e-handel och PIM

Att köpa en lösning som innehåller e-handel och PIM har flera fördelar, men också flera nackdelar.

Det finns egentligen bara en fördel med att ha en plattform som stödjer både PIM och e-handel. Denna är att du slipper integrationen mellan PIM-systemet och e-handelslösningen. Med en god partner som förvaltar detta åt dig är denna integration dock inget som behöver bli ett problem. 

Det finns dock ett stort antal nackdelar med att ha en gemensam plattform för PIM och e-handel. De största är:

  1. Plattformen blir både ett back-end och ett front-end system. Detta innebär att administration av lösningen tar kapacitet i e-handeln och påverkar därmed kundupplevelsen negativt.
  2. De flesta ehandelsplattformar saknar workflow och rollback funktion. Detta innebär att extern produktdata som administreras av leverantörer publiceras direkt in i e-handeln utan möjlighet för kvalitetssäkring eller översikt över ändringar.
  3. E-handelsplattformen blir master för alla kanaler vilket bringar problematiken beskriven ovan. 
  4. Om man vill byta e-handelsplattform måste även PIM-systemet bytas ut.

 

”Best of Breed”-lösningar – separat PIM och E-handel

Att skaffa ”best of breed”-lösningar innebär att man får de bästa systemen på marknaden inom de två olika kategorierna. Det du ska tänka på när du skaffar två olika lösningar (vilket rekommenderas) är att de bör vara byggda på samma tekniska ramverk (.Net, Spring eller Zend). 

Vilket system du ska börja att investera i måste vara baserat på vilken situation du befinner dig i och vad som är dina behov i företaget. 

Exempel på situationer när PIM-systemet ska väljas först

  1. Om du har mycket komplex grunddata och information som används för framtagning av manualer, produktblad, kampanjer etc. så är det naturligt att välja ett PIM-system först och sedan välja en e-handelsplattform som fungerar väl med PIM-systemet.
  2. Har företaget etablerade fysiska försäljningskanaler och ska påbörja e-handelssatsning blir PIM-systemet centralt för att strukturera och kvalitetssäkra all information innan den börjar användas i flera kanaler.

 

Exempel på situationer när e-handelsplattform ska väljas först

  1. Är du en ren e-handlare är E-handelsplattformen viktigast för dig då den fungerar som navet för hela din affär.
  2. Sitter företaget i en konkurrenssituation där kort time-to-market är mer avgörande än att ha strukturerad data från start bör e-handelsplattform väljas först.

Din organisations unika förutsättningar måste alltid ligga som största underlag när du fattar dessa beslut. Då allas förutsättningar är olika måste också beslutsunderlag spegla detta. Det är när du kartlagt vilka förutsättningar som gäller just dig som du kan etablera vilket system som är viktigast för just ditt företag att starta med. 

 

Jonni Harrius, Affärsutvecklare, Ateles 

 

Läs de andra delarna i vår serie "En introduktion till PIM"

Del 1: Vad är PIM och varför är det viktigt för dig som arbetar med e-handel.

Del 3: PIM och produktinformation från externa leverantörer

Del 4: Så lyckas du med ett PIM-projekt!

470